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..:: Etiquette
The Bookers Guide to Email-Etiquette



Was ist das hier?

Ein eigentlich offensichtlicher Lösungsvorschlag für Kommunikationsprobleme, der trotz seiner Offensichtlichkeit seltenst eingesetzt wird.



Warum das Ganze?

Als Band finde ich es immer wieder etwas unschön, wenn man einen Veranstalter, ein Label oder einen Booker anschreibt, und einfach NIE etwas von den Leuten hört, und zwar aus mehreren Gründen:
- Email ist notorisch unzuverlässig. Hör ich von denen nix, weil sie mich Kacke finden? Is die Mail vom Spamfilter gefressen worden?
- Es ist etwas unhöflich. Klar, ich bin ein kleiner Fisch, aber man kann mir trotzdem wenigstens sagen, dass ich mich verpissen soll. Immerhin hab ich mir 10 Minuten Zeit genommen, eine höfliche, leserliche und kurz gehaltene Geschäftsanfrage zu schreiben.
- Es macht mir Planung unnötig schwer. Nehm ich an Termin A Veranstaltung X an, obwohl ich Veranstalter Y angeschrieben hab für den selben Termin? Vielleicht hat er mir einfach NOCH nicht geantwortet, und VA Y is geiler als VA x.



Die "Gegenseite"

Auf der anderen Seite verstehe ich Labels, Booker und Veranstalter. Da gehen täglich hunderte oder sogar tausende an Emails ein, der Großteil vermutlich kaum kohärent, geschweige denn interessant. Und die alle zu beantworten kostet Zeit und damit Geld.

Daher hier ein Vorschlag, wie Booker, Labels und Veranstalter diese Misstände beheben können, ohne viel zu investieren. Halt, aufhören mit Lachen. Ich rede hier von 10 Minuten Aufwand einmalig, und 2 Sekunden täglicher Mehraufwand. Ehrlich. Halt, bleibt da!



Ingredenzien

- Ein halbwegs funktionaler Emailclient (Thunderbird, Outlook oder ähnliches)
- Sogenannte Emailfilter
- 3 "Tags" oder "Labels" für die Emails
- (Optional) Unterschiedliche Emailkonten für verschiedene Anwendungszwecke und/oder eine Website mit einem Formmailer



Die Idee dahinter

Der Workflow unterteilt sich in 3 Teilschritte:
- Versand einer automatischen Bestätigungsnachricht an die Fragesteller
- Statt uninteressante Anfragen kommentarlos zu löschen, werden diese "gelabelt" (gleiche Anzahl Klicks, kein Zeitverlust)
- Abends bevor man den Rechner abschaltet werden die vom Mailclient automatisch mit einer Absage beantwortet und danach gelöscht (Ein Klick)
- Für die unhöflicheren Elemente der Bandlandschaft, die einen dann hinterher wüst beschimpfen, wird ein weiteres "label" vergeben statt zu löschen (gleiche Anzahl Klicks, kein Zeitverlust)
  
So, kommen wir erstmal zum optionalen Kram. So ziemlich alles, was nu erstmal folgt, sollte eigentlich gesunder Menschenverstand sein, aber eventuell ist es doch nicht für jeden offensichtlich, daher wiederhole ich es mal:



Mehrere Mailadressen - Variante A

Egal ob als Veranstalter, Label oder Booker: Man sollte mehrere Mailadressen haben. Beispiel Booker:

- bandbewerbung@bla.de: Für Bandbewerbungen - booking@bla.de: Für Veranstalterkommunikation und Bookinganfragen - klaus.kinsky@bla.de: Für direkte Folgekommunikation mit den Leuten
Für alle eingehenden Mails auf bandbewerbung@ kommt ein Autoresponder, der den Empfang der Mail bestätigt. Für alle eingehenden Mails auf booking@ kommt ein Autoresponder, der den Empfang der Mail bestätigt. Da ich die Dynamik zwischen Veranstaltern und Bookern nicht kenne, ist das optional oder man vergibt einen anderen Text oder so. Für alle eingehenden Mails auf klaus.kinsky@ kommt kein Autoresponder. Das müssen keine getrennten Mailboxen sein, geht mit Aliasadressen genau so. Falls ihr bei einem Gratis-Webmailer oder so seid und Aliase nicht möglich sind, greift Variante B: Mehrere Mailadressen - Variante B Besorgt euch einen günstigen Webspace. Kostet 5 Euro im Jahr oder so. Der muss genau GAR NIX können ausser standard HTML. Packt eine absolut basale Website dahin, mit je einem Formmailer für den Bandbewerbungs- und Bookingfall. Vergebt feste Betreffzeilen, damit die Enduser da nix dran drehen können. Wendet die unten stehenden Filter statt auf die Empfängeradresse auf den Betreff an. Von dem hier beschriebenen Worflow abgesehen solltet ihr eh eine Website haben. Ja, ehrlich. nein, Facebook ist keine Alternative. Wenn Facebook je den Weg des Dodos geht oder euer Profil löscht, ist eure Geschäftsgrundlage erstmal dahin. Ich mein ernsthaft, Leute. 5 Euro pro Jahr, und die meisten Webspaces kommen mit 3-5 Emailkonten ab Werk. Ausserdem ist booking@geilebookingagency.de etwas professioneller als geilebookingagency@web.de...
Interludium I - Löschen oder Verschieben? Grundsätzlich würde ich folgendes Empfehlen: Löscht keine eingehenden Mails. Egal, ob ihr den Leuten absagt, sie auf die Spamliste packt oder mit ihnen Arbeitet. In zwei Jahren schreiben sie euch wieder an, sind auf einmal saugeil und fragen euch, warum ihr damals eigentlich abgesagt habt. Und so könnt ihr dann wenigstens schauen, was sie damals geschrieben haben. Mails sind jetzt auch nicht sonderlich riesig vom Speicherplatzbedarf, ausser sie haben Interludium II - Dateianhänge! Macht auf euerer Website unmissverständlich klar, dass ihr keine Dateianhänge entgegennehmt, ausser bei direkter Kommunikation. Jeder Depp und sein Meerschweinchen kann heutzutage seine Musik auf Soundcloud und Co ablegen. Rettet den Wald, verbietet Dateianhänge! Das hat mehrere Vorteile: 1. Ihr könnt jetzt in eurem Mailfilter bei mindestens einer Emailadresse direkt Dateianhänge entfernen, was das Risiko von ECHTEM Spam und angehängten Viren massiv senkt. 2. Ihr könnt allein schon daran sehen, ob die Band eure "Bedingungen" überhaupt gelesen und/oder verstanden hat. Hilft bei der Vorauswahl ungemein. 3. Läuft euer Postfach so nicht voll, und ihr könnt Mails länger aufbewahren.
So, genug der Interludien, auf zum praktischen Teil der Vorlesung: Die Mailfilter. Ich illustriere all dies hier am Beispiel Thunderbird von Mozilla. So gut wie jeder Ernstzunehmende Emailclient sollte diese Funktionen auch haben, aber Thunderbird hat folgende Vorteile: - Auf jeder Plattform verfügbar - Windows, Mac, Linux, sogar OpenSolaris, egal, was ihr auf dem Rechner habt, Thunderbird läuft. - Thunderbird kostet nichts. Wenn das Experiment fehlschlägt, habt ihr nur etwas Zeit investiert.
1. Die Labels 1. Drei Striche > Einstellungen > Ansicht > Schlagwörter 2. Labels erstellen 1. "Auto:Bandbewerbung" 2. "Absage" 3. "Abgesagt" 2. Automatische Mails vorbereiten 1. Neue Nachricht erstellen - Betreff: "Auto:Bandbewerbung" - Body: "Euer Text" - Datei > Speichern Als > Vorlage 2. Neue Nachricht erstellen - Betreff: "Auto:Absage" - Body: "Euer Text" - Datei > Speichern Als > Vorlage 2. Neue Nachricht erstellen - Betreff: "Auto:Blacklist" - Body: "Euer Text" - Datei > Speichern Als > Vorlage 3. Der Autoresponder für eingehende Emails: 1. Drei Striche > Filter > Filter 2. Erstellt einen neuen Filter. - Name: "Autoresponder Bandbewerbungen" - Filter anwenden bei "Nachrichtenabruf - Nach Junkerkennung ausführen" - Alle Bedingungen erfüllen Variante A: Mehrere Mailadressen - "An" "Enthält" "bandbewerbung@bla.de" - "Schlagwörter" "Enthält nicht" "Auto:Bandbewerbung" Variante B: Formmailer - "Betreff" "Ist" "BETREFF AUS EUREM FORMMAILER" - Auszuführende Aktionen: - Schlagwort Hinzufügen "Auto:Bandbewerbung" - Mit Vorlage Antworten "Auto:Bandbewerbung" 3. Erstellt einen neuen Filter. - Name: "Massenabsage Bandbewerbungen" - Filter anwenden bei "Manuellem Ausführen" - Alle Bedingungen erfüllen - "Schlagwörter" "Ist" "Absage" - Auszuführende Aktionen: - Schlagwort Hinzufügen "Abgesagt" - Mit Vorlage Antworten "Auto:Absage" - Verschieben der Nachricht in "Abgesagt" 3. Erstellt einen neuen Filter. - Name: "Auf Spamliste" - Filter anwenden bei "Manuellem Ausführen" - Alle Bedingungen erfüllen - "Schlagwörter" "Ist" "Blacklist" - Auszuführende Aktionen: - Mit Vorlage Antworten "Auto:Blacklist" - Junk-Status setzen auf: "Junk" 4. Erstellt einen neuen Filter. - Name: "Junk aufräumen" - Filter anwenden bei "Manuellem Ausführen" - Alle Bedingungen erfüllen - "Junk-Status" "Ist" "Junk" - Auszuführende Aktionen: - Verschieben der Nachricht in "Junk"
So, das war die Einrichtung. Ab jetzt nur noch jeden Abend vor dem Abschalten des Rechners einmal auf die Drei Striche > Filter > Filter auf Ordner anwenden. Hier noch Links zu diversen Sachen: - Beispielvorlage Autoresponder - Beispielvorlage Absage - Beispielvorlage Blacklist - Einfache Beispielwebsite mit Formmailer Ich bin nicht der diplomatischste, daher empfehle ich DRINGEND, die Formulierungen nicht 1-zu-1 zu übernehmen ;-)

 News
23-12-14 - Coding: Git
Added my recent projects and updated the links to my Git repositories.

23-12-14 - Site: 31c3
Added a new subsite for the 31c3 including how to contact me.

22-12-14 - Site: Guitars
Added a list of my guitar gear.

16-10-14 - Site: SSL
Disabled SSLv3 Serverwide in light of the recent Poodle Attack.
Also removed the SSL Fingerprints due to them being a) outdated and b) irrelevant.
Added info about this sites SSL certificates to the SSL subsection.

19-07-14 - Site: Crypto
Added a quick "Blog entry" called A quick primer on encryption.

15-06-14 - Gaming: Livestream
Merged Livestream with Video category

14-06-14 - Site: Videos
Added new Video: Frozen Infinity teaser

14-06-14 - Site: Videos
Added new Video: Cataphile Run

14-06-14 - Site: Videos
Added new subsite: Videos

06-03-14 - Coding: Sysupdate
Added new coding project: Sysupdate

06-03-14 - Coding: Sysbackup
Added new coding project: Sysbackup

28-12-13 - Site: 30c3
Added 30c3 Subsite - A day-to-day account of the 30th Chaos Communication Congress

09-12-13 - Site: Impressions
Added the first few pictures from my Venice vacation.

20-11-13 - Gaming: Livestream
Added Livestream page.

15-10-13 - Site: Impressions
Added Impressions page skeleton.

15-10-13 - Site: SSL-Fingerprints
Added SHA-1 Fingerprint for
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